Petits espaces de travail: quels avantages pour les entreprises ?

L’aménagement des bureaux dans une entreprise est varié en fonction des besoins et du nombre de personnes qui y travaille. Tout repose notamment sur le budget mais qui dit petit budget dit coworking, un mode de travail très tendance qui supplante les bureaux avec des cloisons.

L’avantage des petits espaces

Travailler dans un petit espace favorise non seulement l’échange d’expérience avec les collaborateurs mais permet d’innover, d’accroître sa productivité et de développer son réseau professionnel. Pour les entreprises qui travaillent en partenariat, discuter dans un espace de travail restreint leur permet de se regrouper facilement, d’être plus agile et plus flexible face aux changements du marché. Dans un open space, l’animation est au cœur du travail où les jeunes entreprises et les startups augmentent leur réseau et partagent des connaissances. A travers des conférences, l’accueil d’un chef d’entreprise, d’une journée porte ouverte ou d’une rencontre autour d’une thématique, les jeunes entrepreneurs sont orientés et renseignés dans leurs domaines de compétence. Equipés, les opens space permettent de travailler avec des ordinateurs et des connexions Internet illimitées. Ils sont pourvus d’un coin téléphone pour un appel privé ainsi que d’un casier, d’un vestiaire ou d’un espace rangement personnel sécurisé pour ranger les affaires personnelles.

Dans une grande entreprise, aménager de petits espaces pour l’accueil permet d’optimiser l’échange avec le client, le recevoir directement. De plus, l’agenda d’un espace plus restreint est moins chargé. Vous avez le temps de vous asseoir et de parler à la personne, de poser des questions, de comprendre comment l’espace peut aider votre entreprise à se développer.

Le coworking fait réaliser des économies dans la mesure où il y a réduction des coûts d’entretien et de maintenance. Vous échappez aussi au droit des baux commerciaux. Les petits espaces de travail favorisent le partenariat et la rencontre avec les fournisseurs et les clients potentiels. Dans un espace de travail collaboratif, la productivité et la créativité sont plus fertiles. Ainsi, pour les jeunes entreprises, elles sont entourées de sociétés novatrices, peuvent partager des connaissances et bénéficier de nombreuses ressources et d’un réseau riche pour se développer. L’objectif est de créer des synergies entre le public externe et les employés, tout en travaillant son image à l’extérieur. Par ailleurs, travailler dans un petit espace permet d’optimiser la circulation dans les locaux et de faciliter l’interaction entre les collaborateurs. Les boxs rappellent l’esprit corporate et remplacent les cloisons.  

Le rôle des mobiliers dans les petits espaces de travail

Nombreux sont les critères indispensables pour motiver, augmenter la productivité ou pour que les employés se sentent bien dans leur espace de travail, aussi petit soit il. Il faut prendre en rigueur la disposition et le choix des meubles pour rendre naturel la collaboration entre les coworkers. Les tables rondes sont les incontournables qui favorisent les échanges. Il existe aussi le leafdesk qui, en plus de regrouper différents collaborateurs, ont une disposition originale pour le bien-être de tout un chacun avec des posters, des tableaux, des fleurs, des plantes ou autres éléments de décoration minutieusement placés.

Contraintes

Le coworking et l’open space ne sont pas faits pour tout le monde car tout dépend de l’activité d’une entreprise. En effet, il existe 2 types de travail, le deepwork qui demande une forte concentration pour travailler et le shallow work, un véritable travail de réseau et de management. L’idéal serait d’aménager un espace de travail ouvert à tout le monde et un coin espace calme pour les travailleurs qui ont besoin de se concentrer. Toutefois, il est possible de travailler dans un open space tout en minimisant le brouhaha ambiant. En effet, il suffit d’ajouter des fauteuils acoustiques, des dalles de plafond ou des panneaux acoustiques.

Optimiser les petits espaces

Que ce soit une relocalisation, une nouvelle construction ou un réaménagement, il est possible d’optimiser les petits espaces et en faire de véritables espaces de vie. Comme certains espaces d’une entreprise sont moins utilisés telle la salle de réunion, il est possible de la réaménager pour organiser différents types d’événements (séance de travail ou formation). Pour cela, vous pouvez reconfigurer l’espace en fonction de vos besoins et d’y procurer un look moins corporatif. Par ailleurs, chaque recoin d’un open space peut être utilisé de différentes manières en y intégrant des meubles d’accueil, de détente, des tables hautes en l’agençant comme un espace fluide. Toujours dans le souci du bien-être de chaque travailleur, les recoins d’une petite espace de travail sont utilisés, notamment pour le travail nomade, à des fonctions mobiles et itinérantes comme les commerciaux qui sont régulièrement en activité.

Le rangement peut aussi être limité qui occupe inutilement un espace de travail. D’une pierre deux coups, vous faites un geste écologique et économique en minimisant le volume d’impression. Qui dit moins de papier dit moins de rangement. Ce dernier, à son tour, dispose d’une double fonction, à la fois rangement et surface de travail. Pour choisir les mobiliers de bureau, il faut opter pour les modèles à fonction multiple. A titre d’exemple, une collection de table peut à la fois servir de poste de travail, d’espace de collaboration, de mobilier de cafétéria que d’espace de réunion. Un îlot de rangement, quant à lui, est utile et peut être à la fois une aire de rencontre entre collègues, une surface de travail et une solution de rangement pratique. Dans un espace, il est parfaitement possible d’aménager un coin pour organiser une session de brainstorming avec un tableau non loin des postes de travail.

Actuellement, le mot cloison est banni dans les espaces de travail pour éviter l’usage individuel au profit d’un usage collectif. Rien ne se perd tout se transforme et pour faire une démarche vers l’ère de consommation plus respectueuse, il faut adopter le surcyclage ou upcycling qui consiste à transformer les matériaux existants en produits d’utilité supérieure. En bref, un petit espace de travail comprend une surface de travail avec un bureau naturel en bois, un espace cafétéria et un espace informel modulable pour une réunion ou une conférence.